Det skal alltid søkes styret om montering av varmepumpe, og installering kan ikke igangsettes før tillatelse er gitt.
Søknaden skal inneholde opplysninger om fabrikat og tekniske data, samt beskrivelse av hvor utedel ønskes plassert. Alle søknader skal behandles individuelt, og styret kan unntaksvis vurdere andre løsninger enn det som er beskrevet i instruksen.